Nach einem Jahr Homeoffice ist klar – ein digitaler Arbeitsplatz benötigt mehr als technische Komponenten. Um die gelebte Arbeitsplatzkultur auch in die digitale Welt zu bringen, sind neue Formate und adaptierte Prozesse notwendig. datac unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung von ganzheitlichen Digitalisierungsprozessen und sorgt auch im eigenen Unternehmen für ein Weiterdenken der Arbeitsplatzkultur im New Normal.
Lesen Sie in diesem Blog:
- Was passiert mit der Arbeitsplatzkultur?
- Wie klappen Recruiting und Onboarding virtuell?
- Was wird bleiben?
Mehr als ein Jahr Pandemie, mehr als ein Jahr Homeoffice und im Ausblick vielleicht wieder ein Stückchen Normalität: Zeit, um ein kleines Resümee zu ziehen. Die Corona-Pandemie hat den digitalen Arbeitsplatz an die erste Stelle der IT-Agenda katapultiert. Wer hätte gedacht, dass es einmal eine staatlich angeordnete Pflicht zum Homeoffice geben wird?
Uns als IT-Dienstleister, dessen Kerngeschäft der digitale Arbeitsplatz ist, hat die Pandemie einen Digitalisierungsboom beschert. Statt Kurzarbeit mussten die Kolleg*innen aus dem Urlaub zurückgeholt werden, um unsere Kund*innen bei ganzheitlichen Digitalisierungsprozessen zu unterstützen. Allerdings ging es nicht ins Büro, sondern ins Homeoffice. Der schnelle Switch auf die neue Arbeitsrealität war für uns glücklicherweise kein Problem, denn der digitale Arbeitsplatz stand vom Azubi bis zur Verwaltungskraft bereits vor der Pandemie allen zur Verfügung. Aber auch wir mussten bei der Hardware-Ausstattung aufrüsten: Sobald klar war, dass Arbeiten von zuhause nicht nur ein Übergang ist, konnten die Kolleg*innen ihre Hardware-Ausstattung aus dem Büro mit nach Hause nehmen. Mittlerweile werden alle neuen Mitarbeitenden parallel mit Hardware für das Homeoffice ausgestattet.
Was passiert mit der Arbeitsplatzkultur?
Die technische Seite ist jedoch nur ein Baustein für eine gelungenen Zusammenarbeit von jedem Ort, mit jedem Gerät und jederzeit. Schnell stand bei datac die Frage auf der Agenda, wie bleiben wir trotz „Working in Distance“ ein Team? Klar ist, dass Prozesse und Strukturen aus dem „Real Life“ nicht einfach eins zu eins in die digitale Welt verlegt werden können, sondern übersetzt werden müssen. Lediglich Gespräche und Meetings per Video durchzuführen, ersetzt gelebte Arbeitsplatzkultur nicht. Flurfunk, gemeinsames Mittagessen, die Geburtstagsfeier für die Kollegin, der Firmenlauf, die Weihnachtsfeier und andere lieb gewonnene Traditionen schaffen Verbundenheit und machen ein Unternehmen aus. Gelungen ist uns dies mit adaptierten und neuen Formaten, die einen strukturellen Rahmen für die interne Kommunikation schaffen: wöchentliche All-Hands-Meetings, Coffee-Talks oder beispielsweise virtuelle Einzelgespräche unseres Lenkungskreises mit den Mitarbeitenden im Homeoffice. Gerade in Zeiten von Corona ist ein schneller und aktueller Informationsfluss wichtig. Ein ideales Instrument dafür ist unser unternehmensweiter Chat datac.inside. Für den informellen Kontakt sorgen beispielsweise virtuelle abendliche Spielerunden, eine Schrittzähler-Challenge oder der virtuelle Mittagstisch, unsere Cloud-Kitchen.
Wie klappen Recruiting und Onboarding virtuell?
Besondere Themen bringen jedoch auch besondere Herausforderungen mit sich: Wie findet man neue Mitarbeitende auf Abstand und wie integriert man sie ins Team, wenn alle am heimischen Arbeitsplatz sitzen? Großes Manko von Remote-Vorstellungsgesprächen ist, dass der persönliche Eindruck für beide Seiten fehlt. Deshalb haben wir einen virtuellen Kennenlerntag mit einer umfassenden Agenda eingeführt. Neben einer Einführung zum datac inklusive Online-Rundgang führen Bewerber*innen mit Kolleg*innen Gespräche. Dem definierten Kollegenkreis, der für vielfältige Eindrücke breiter gefasst wird als üblicherweise, werden die Bewerbungsunterlagen zur Verfügung gestellt. Der oder die Bewerber*in erhält Informationen zu den Gesprächspartner*innen. Eine gemeinsame Feedbackrunde schließt den Kennenlerntag ab. Mit diesem Vorgehen gelingt es uns, einen fachlichen wie auch persönlichen Eindruck zu gewinnen.
Ein erfolgreiches Remote-Onboarding verlangt Disziplin vom bestehenden Team: Vieles, was sich im Büro quasi von selbst ergibt, muss aktiv gestaltet werden. Neue Mitarbeitende können eben nicht die ersten Tage über die Schulter schauen oder mitlaufen. Deshalb haben wir neue Instrumente geschaffen. Nicht nur die IT-Infrastruktur im Homeoffice muss am ersten Arbeitstag stehen, neue Mitarbeitende müssen auch eine Heimat bei datac finden. Bereits vor dem ersten Arbeitstag verschicken wir das Hardware- und ein Welcome-Paket. Das klassische Onboarding wird ins Netz verlegt und neue Kolleg*innen bekommen einen Onboarding-Buddy an ihre Seite. Seine Aufgabe ist, erster Ansprechpartner für alle Fragen – fachlich wie strukturell – zu sein. Im Homeoffice kann man eben nicht mal schnell die Kollegin am Nachbarschreibtisch fragen, wie man eine interne Bestellung aufgibt.
Was wird bleiben?
Die besondere Zeit hat uns gezeigt, wie wichtig es ist, füreinander da zu sein und sich gegenseitig zu unterstützen. Wer neben Homeoffice auch noch das Homeschooling oder die Kinderbetreuung stemmen muss, sollte auch mit dem Verständnis seiner Kolleg*innen rechnen können. Diesen Spirit werden wir in das New Normal mitnehmen – manche Kommunikationsformen und Arbeitsweisen werden bleiben, aber das persönliche Beisammensein werden sie nicht ersetzen.
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