Gastbeitrag: Best Practices in Corona-Zeiten bei BRICKMAKERS

Wie geht ein Great Place to Work® mit der aktuellen Situation um? Wir haben BRICKMAKERS gebeten, uns einen Einblick zu geben.

#1 Frühzeitig, direkt und viel kommunizieren

Die Unternehmensführung hat von Beginn an Ruhe bewahrt und regelmäßig zur aktuellen Situation aufgeklärt. Schutzmaßnahmen, z.B. zusätzliches Desinfizieren und Home-Office-Empfehlungen wurden mit angemessener Steigerung ans Team kommuniziert.

Die erste Maßnahme in Bezug auf Corona war eine E-Mail unseres Geschäftsführers am 1. März mit der Bitte, Vorsichtsmaßnahmen zu ergreifen. Konkret ging es um Hygienemaßnahmen wie Hände waschen/desinfizieren sowie gelockerte Regelungen im Krankheitsfall:

Besser zu Hause bleiben, wenn man sich krank fühlt und auch wenn man sich unsicher ist, besser einmal mehr Home-Office machen als einmal zu wenig
Aufgrund überlaufener Praxen vermeiden, zum Arzt zu gehen, um eine Krankmeldung abzuholen, nur weil es der Arbeitsvertrag eigentlich so vorsieht
Ärzte vorab online oder telefonisch kontaktieren

#2 Schutzmaßnahmen bereitstellen

Parallel wurde zusätzlich zu den vorhandenen Desinfektionsspendern in den Badezimmern ein weiterer Desinfektionsständer am Aufgang zur Treppe positioniert.

#3 Der Lage angemessen weitere Maßnahmen ergreifen

Da die Lage sich auch in Deutschland weiter anspannte, erreichte uns am 12. März eine weitere Mail, in der unser CEO darauf aufmerksam machte, dass zwar für uns junge Menschen ein eher geringes Risiko besteht, es aber vor allem darauf ankäme, die Infektionsausbreitung zu verlangsamen, um das Gesundheitssystem zu schonen. Er stellte konkrete Maßnahmen und Empfehlungen vor, wie wir als Unternehmen dazu beitragen können:

Alle Mitarbeitenden können ab sofort uneingeschränkt Home-Office machen

Dazu sollen Notebook und Handy täglich mit nach Hause genommen werden
Wenn zum vernünftigen Arbeiten daheim noch kleinere Dinge (zweites Netzteil, zusätzliche Maus o.Ä.) fehlen, kann man sich bei unserer Geschäftsführungsassistentin melden

Alle Mitarbeitenden sollen nach Möglichkeit ÖPNV, Großveranstaltungen, Indoor-Sport jenseits der eigenen vier Wände sowie Händeschütteln oder gar Umarmungen vermeiden

#4 Eine gute Ausgangslage für Home-Office First schaffen

Bereits drei Tage später, am Sonntag, den 15. März, wurde für die kommende Woche striktes Home-Office für die gesamte Firma angeordnet.

Uns BRICKMAKERS hat es bei der Umstellung enorm geholfen, dass fast alle unsere Mitarbeitenden schon lange vor Corona mit dem Laptop arbeiteten. Durch unseren starken Fokus auf Cloud-basierte Tools und die Einrichtung aller nötigen VPN-Zugänge weit im Vorfeld, war die Ausgangslage bereits vor der Krise sehr gut. Innerhalb weniger Tage wurde es allen Mitarbeitenden ermöglicht, problemlos von zu Hause aus zu arbeiten.

So wurden zum Beispiel in den ersten Tagen des Home-Office Fahrten organisiert, um allen Mitarbeitenden noch fehlende Technik nach Hause zu bringen, z.B. eine Maus, ein zweiter Monitor o.Ä.

Hier haben nicht nur Team Manager und ein paar Mitarbeitende Botenfahrten gemacht, sondern auch der CEO selbst. Ebenso konnten fehlende Arbeitsmaterialien durch unsere Assistentin der Geschäftsführung nach Hause bestellt werden.

Durch die Nutzung der Kommunikations- und Kollaborationsplattform Microsoft Teams haben wir die Gegebenheiten auf Softwareseiten schon zuvor geschaffen. Wir nutzen es nicht nur als Chat und für Video-Meetings, sondern auch um Dateien auszutauschen und abzulegen.

#5 Das Team zählt: Hilfe suchen und Hilfe anbieten

Alle Mitarbeitenden sollten also von heute auf morgen zuhause arbeiten und nur noch ins Büro kommen, um Ausstattung mitzunehmen, die zum Arbeiten nötig ist. Sofern es bei der Umsetzung dessen Probleme gab, konnte man sich jederzeit an die Team Manager werden. Ebenso wurde auf unseren Teamgeist und unsere Verantwortung dem Team gegenüber hingewiesen. Bei Herausforderungen aller Art sollte entweder um Hilfe gebeten oder anderen Hilfe angeboten werden. Zum Beispiel soll niemand unvermeidbare Wege mit dem ÖPNV zurücklegen, sondern sich eher ein Auto im Team leihen.

Ein Ausschnitt dieser Mail unseres Geschäftsführers:

„Das Team ist das, was uns ausmacht. Daran wird auch das verteilte Sitzen und die virtuelle Zusammenkunft nichts ändern können … wenn wir es nicht zulassen. Je unsteter die Welt um uns herum wird, um so wichtiger ist es, dass wir als Team füreinander da sind. Bitte zögert nicht, bei Herausforderungen jedweder Art um Hilfe zu bitten oder anderen Hilfe anzubieten. Zum Beispiel sollte aktuell niemand unvermeidbare Wege mit dem Öpnv zurücklegen, wenn man sich auch ein Auto im Team leihen könnte (z.B. meins). Bestimmt habt Ihr aber auch noch viele andere gute Ideen. Ich kann mir keine bessere Gruppe Menschen vorstellen, mit der ich gemeinsam durch eine solche ungewöhnliche Situation gehen wollen würde!“

Aussagen wie diese motivieren, dass wir die Situation als Team gemeinsam meistern und den Teamgeist nicht verlieren werden.

#6 Als Führungsperson erreichbar sein

Sowohl unser CEO als auch alle Team Manager haben kommuniziert, dass sie jederzeit per Mail, Teams oder WhatsApp ansprechbar sind.

#7 Tägliches Video-Update der Geschäftsführung

Unser Geschäftsführer nimmt sich fast täglich Zeit, ein Video aufzunehmen, in dem er über die aktuelle Lage im Unternehmen informiert und auch etwas von seinem Arbeitstag erzählt. So sind alle auf einem aktuellen Stand, sind informiert und fühlen sich trotz der Situation miteinander verbunden. Alle Videos werden für alle online gestellt und sind auch nachträglich abrufbar.

#8 (So weit möglich) über die Dauer der Lage kommunizieren

Wichtig war für uns Mitarbeitende auch, einen ersten Ausblick auf die Mindestdauer der Home-Office-Zeit zu bekommen. Bereits am zweiten Tag wurde bekanntgegeben, dass wir als Unternehmen – ungeachtet der sich möglicherweise lockernden Beschränkungen der Regierung – bis mindestens Ende April im Home-Office sein werden. Das hilft, sich darauf einzustellen.

#9 Termine funktionieren (fast) genauso gut remote

Alle unsere Team-Termine finden inzwischen problemlos remote statt. Dazu gehören SCRUM-Regeltermine wie Dailies, Refinements, Plannings, Reviews (mit und ohne Kunden) und Retrospektiven. Auch andere Vertriebs-Kundentermine werden remote durchgeführt und wir nutzen die Situation, um uns auch für verteiltes Arbeiten in der Zukunft (z.B. Workshops mit Kunden) gut vorzubereiten.

Auch unsere Brownbag Talks zum Austausch von Wissen werden nun komplett remote abgehalten. Man kann ihnen live via MS-Teams folgen, sie werden aber auch aufgenommen und in einem Videostreaming-Dienst für alle Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt.

Inzwischen ist Home-Office für uns alle schon Normalität geworden und wir „grooven“ uns immer mehr mit der aktuellen Situation ein.

#10 Soziales Engagement, um Benachteiligten in der aktuellen Situation zu helfen

Uns wurde außerdem schon vor ein paar Wochen aktiv die Möglichkeit der Teilnahme als Helfende am Projekt SOLI 56 vorgeschlagen. SOLI 56 bringt Hilfesuchende (Menschen, die einer Risikogruppe angehören, in Quarantäne sind oder ihr Zuhause nicht verlassen wollen sowie Unternehmer, die Hilfe benötigen) und Helfende in der Region zusammen, um gemeinsam die Krise zu bewältigen.

Wir haben uns als Unternehmen gesammelt als Helfende eintragen lassen. In unserem Team haben sich nun Helfende aus unterschiedlichen Stadtteilen zusammengefunden, um Anfragen gut verteilen zu können.
Weitere Informationen unter https://www.soli56.de.

#11 Sportlichen Ausgleich von zu Hause ermöglichen

Wir haben im Rahmen unserer Fitnessstudio-Mitgliedschaft das digitale Angebot des Studios zur Verfügung gestellt bekommen, um uns auch zu Hause fit halten zu können.

#12 Sich auch remote mit den KollegInnen vernetzen - Einführung von Regelterminen, die das gesamte Team zusammenbringen

Wir haben zwanglose Video-Calls eingeführt, um uns auch außerhalb der Arbeitsthemen mit TeamkollegInnen auszutauschen und den Kontakt nicht zu verlieren. Alle Calls sind freie Termine, bei denen man nach Lust und Laune (und Zeit) teilnehmen kann, wenn man möchte. Alles ist auf freiwilliger Basis, wird aber rege genutzt.

Dazu gehören:

Der gemeinsame Team-Kaffee am Morgen
Ein tägliches Mittagessen im Team
Das gemeinsame Feierabendbier jeden Freitag am Nachmittag/Abend

#13 Ehrliches Feedback der Mitarbeitenden einholen: EMPRISING

Dank der bereitgestellten Probeversion der digitalen Befragungsplattform EMPRISING inklusive Fragenkatalog zu Corona konnten wir ein aktuelles Stimmungsbild einholen und erfragen, wie die Mitarbeitenden den Umgang des Unternehmens mit der Krise sehen. Erfreulicherweise waren die Ergebnisse durchweg sehr gut. Etwaige Probleme oder Wünsche können so jedoch aufgedeckt und angegangen werden.

#14 Spiel & Spaß nicht vergessen: Teams Background Challenge

Ein neues Feature in unserem Chat- und Konferenztool Microsoft Teams hat die Geschäftsführung dazu angehalten, eine kleine Challenge auszurufen. MS Teams bietet neuerdings auch personalisierte Hintergründe für Videoaufnahmen an. Mitarbeitende können ihre favorisierten Hintergründe gesammelt abspeichern. Die besten Ideen werden dann von den Führungskräften prämiert.

#15 Wenn man positive Erfahrungen gemacht/den für sich richtigen Weg gefunden hat: Leitfaden

Wir haben nach vielen positiven Erfahrungen mit der Remote-Arbeit eine Art Leitfaden aufgestellt, in dem wir gut funktionierende Vorgehensweisen für das gesamte Team festgehalten und an dieses verbreitet haben. Das Dokument wird laufend ergänzt. An diesem können sich nicht nur bestehende Team-Mitglieder orientieren, es hilft darüber hinaus neuen Mitarbeitern beim Einstieg.

Wir haben zudem einen Blogbeitrag geschrieben, in dem wir aufgrund unserer Erfahrungen im Umgang mit der Situation persönliche Tipps geben, wie Home-Office effizient möglich ist und die soziale Interaktion mit den KollegInnen nicht verloren geht. Den Beitrag gibt es hier zu lesen.