OKR: Integration in den Arbeitsalltag - Teil 2

Hier geht´s zu Teil 1.

Lesen Sie in Teil 2 der Blog-Reihe:

Integration in den Alltag: Diese zentrale Herausforderung müssen Sie meistern - 2/2

Sind Sie mit dem Grundgedanken des OKR-Frameworks vertraut, steht nun die weitaus größere Herausforderung für Sie an - die Integration des Frameworks in den Alltag. Um zu vermeiden, dass eine aufwändige Einführung des Frameworks schiefgeht, sollten Sie bereits vor dem operativen Start folgende Aspekte beachten: 

Tagesgeschäft statt Verbesserungsbereiche: Den Innovationsgedanken niemals aus den Augen verlieren

Das OKR-Framework soll Ihnen helfen, groß zu denken: Es geht darum, Verbesserungen voranzutreiben und nicht nur das Tagesgeschäft am Laufen zu halten. Aber Achtung: Konzentrieren sich Teams darauf, was sie im nächsten Quartal tun können, fallen den Beteiligten zunächst die Aufgaben und Projekte ein, die das Tagesgeschäft dominieren – immerhin kosten diese oftmals einen Großteil der wöchentlichen Arbeitszeit. Das Problem: Bildet man bloß sein Tagesgeschäft in den OKRs ab, ändert sich nichts am täglichen Doing. So drängt sich die Frage auf, weswegen dafür ein Framework notwendig ist – kostet es doch Zeit und Mühe, Objectives und Key Results adäquat zu formulieren, die sonst für andere Aufgaben aufgewendet werden könnten. 

Wichtig: Das nächste Quartal beginnt nicht zum Quartalswechsel, sondern bereits davor. Im Vorfeld muss genug Zeit eingeplant und der OKR-Zyklus so getaktet sein, dass ein intensiver Austausch über Optimierungsmöglichkeiten tatsächlich garantiert werden kann – und nicht aus Zeitmangel darauf verzichtet werden muss. Innerhalb des Unternehmens sollte es einen OKR-Experten geben, der Teams dabei unterstützt, Vorschläge der Teams in motivierende Objectives und messbare Key Results zu übersetzen. 

Transparenz nur auf dem Papier: Verbale Kommunikation als Schlüssel zum Erfolg

Der Wunsch, Transparenz zu schaffen, liegt vielen Unternehmen inne. Gut, dass es das OKR-Framework gibt, um wichtige Informationen mit allen Beteiligten einfach und schnell zu teilen. Zahlreiche Tools helfen im Alltag dabei, Zugang zu Informationen zu bekommen, die in früheren Zeiten niemals zugänglich gewesen wären. 

Doch hier liegt oftmals der Fallstrick: Nur weil Mitarbeitende Informationen einsehen können, heißt es nicht, dass sie es auch werden. Das bloße Abbilden von Unternehmens- und Abteilungszielen in Tools schafft lediglich eine Pseudo-Transparenz, die im Alltag keinen relevanten Mehrwert schafft. Die Wirkungskraft verbaler Kommunikation darf trotz Informationszugang nicht vernachlässigt werden: Innovation entsteht durch aktiven Austausch, nicht durch das Abbilden von Informationen. Entscheidet man sich für eine Integration des Frameworks, muss garantiert werden, dass Mitwirkende sich regelmäßig und abteilungsübergreifend austauschen können. Dafür müssen Strukturen geschaffen werden, die fortlaufend evaluiert werden. 

Best Practices: Wie der Umgang mit dem OKR-Framework gelingt

Ob die Integration des OKR-Frameworks letztendlich zum Erfolg führt oder in Frustration mündet, liegt also konkret an der individuellen Umsetzung im eigenen Unternehmen und dem Verständnis davon, was Optimierung bedeutet: Veränderungen brauchen Zeit, die Sie sich und allen Beteiligten schenken sollten. Diese Best Practices haben uns bei Wawibox geholfen, das OKR-Framework zum Teil unseres Unternehmensalltags werden zu lassen: 

OKR-Workshops

 Zu Beginn unserer OKR-Reise starteten wir mit einer unternehmensweiten Einführung in das Framework. Als schnell wachsendes Unternehmen kamen allerdings in kürzester Zeit viele neue Mitwirkende zu uns, denen diese Einführung gefehlt hat. Darum haben wir begonnen, einen jährlichen OKR-Workshop abzuhalten, in dem wir über die Grundsätze des Frameworks sprechen und das konkrete Setzen von Zielen üben. Zeitnah wurde uns bewusst, dass diese Inhalte im Alltag schnell in Vergessenheit geraten und insbesondere unsere neuen Mitwirkenden nach wie vor Schwierigkeiten hatten, das komplexe Gefüge zu verstehen. Daher integrierten wir regelmäßige OKR-Learning-Sessions in unseren Alltag: Auf freiwilliger Basis kann jeder – ob OKR-Beginner oder -Fortgeschrittener – zu diesen 60-minütigen Einheiten dazu stoßen, um in einem interaktiven und spielerischen Format den Umgang mit dem Framework zu üben. Im Vordergrund steht hier niemals das Wissen des Einzelnen, sondern das Teilen der gemeinsamen Erkenntnisse. So wurden wir nicht nur besser in der Anwendung, sondern haben zusätzlich die Möglichkeit geschaffen, unseren abteilungsübergreifenden Austausch zu stärken. 

Kontinuierliche Prozessevaluation

 Im Laufe der drei Jahre, in denen wir das Framework nun nutzen, haben wir die verschiedenen Prozessschritte – vom OKR-Alignment, über die Zielsetzung bis hin zur Zielpräsentation und dem -Review – mehrfach angepasst. Dafür ist ein kontinuierlicher Kommunikations- und Evaluationsprozess notwendig, der von unserem OKR-Master gesteuert wird. 

Die verschiedenen Abteilungen bringen nicht nur durch die inhaltlichen Schwerpunkte, sondern auch durch den unterschiedlichen Tool-Einsatz ganz individuelle Anforderungen und Herausforderungen mit. Dies hat uns gezeigt, dass es keine Einheitslösung geben kann. Mit Hilfe des OKR-Masters wurden bereichsspezifische Lösungen diskutiert, die sich für die Beteiligten am besten im Alltag umsetzen lassen. 

Wir konzentrieren uns unternehmensweit auf die zentralen Vorteile des Frameworks, wie das Schaffen von Transparenz und den Fokus auf abteilungsübergreifende Prioritäten und lassen den einzelnen Teams in der Umsetzung den Raum, den richtigen Weg für sich selbst zu finden. Den stärksten Einfluss auf den Erfolg hatten die Faktoren Fokus und Zeit: OKR passiert nicht nebenbei, sondern ist Teil unserer Arbeitsweise geworden. Wir investieren einen relevanten Zeitaufwand in die Vorbereitung unserer Ziele, in den regelmäßigen Austausch und in das Review unserer Ergebnisse, um den Anspruch an Verbesserung nie aus den Augen zu verlieren. 

All-Staff Meeting

Um Transparenz zu leben und nicht nur abzubilden, halten wir alle zwei Wochen ein All-Staff Meeting ab, in dem alle Mitwirkende zusammenkommen und über ihre Zielfortschritte und Erkenntnisse sprechen. In jedem All-Staff Meeting wiederholen wir kurz und knapp nicht nur unsere Unternehmensvision, sondern auch die Grundprinzipien des Frameworks, um die zentrale Verankerung in unsere Unternehmenskultur zu verdeutlichen. So demonstrieren wir nicht nur die Wichtigkeit der Anwendung für unseren Unternehmenserfolg, sondern schaffen auch einen Raum, um abteilungsübergreifenden Austausch und gemeinsames Lernen wirksam zu machen. Zusätzlich tauschen sich unsere Teams intern einmal wöchentlich zu ihren Abteilungszielen aus.

Klingt nach viel Arbeit? Durchaus! Doch der Aufwand lohnt sich, wenn man die Integration in den Unternehmensalltag und deren Optimierung konsequent verfolgt. Die Framework-Anwendung ist bei weitem kein Selbstläufer, kann aber helfen, nicht nur Performance und Effizienz, sondern auch die Unternehmenskultur aufs nächste Level zu heben. Dran bleiben lohnt sich also.

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