Gastbeitrag: Great Place to Work® in Krisenzeiten – Wie wir unsere Arbeitswelt neu gestalten

Wie geht ein Great Place to Work® mit der aktuellen Krise um? Wir haben Rita Helter, Personalleitern der Viadee Unternehmensberatung aus Münster, gebeten, uns einen Einblick zu geben.

Gerade sind wir als einer der besten Arbeitgeber in Deutschland ausgezeichnet worden! Vordere Plätze in allen Wettbewerben in unserer Größenklasse zu belegen, macht uns stolz.

Gleichzeitig kommt diese Auszeichnung zu einer besonders aufregenden Zeit: Die Lage ist dynamisch, die Entwicklung rasant. Täglich stellen uns die Verbreitung des Coronavirus (SARS-CoV-2) und die damit verbundenen Regularien vor neue Herausforderungen, denen wir in der täglichen Arbeit begegnen müssen.

Jetzt ist Flexibilität gefragt. Die Kraft und die Ideen dafür ziehen wir aus unserer seit 25 Jahren aufgebauten und besonderen Unternehmenskultur.

Teamgeist und Selbstorganisation – die Gesundheit schützen und Projekte zum Erfolg führen

Als Beraterinnen und Berater sind wir bei der viadee überwiegend in Kundenunternehmen unterwegs und arbeiten im persönlichen Kontakt mit und für unsere Kunden. Das hat sich von einem auf den anderen Tag geändert. Um das Infektionsrisiko zu minimieren, sind wir seit mehreren Wochen fast ausschließlich vom zuhause aus tätig.

Überaus positiv ist, dass alle Kolleginnen und Kollegen in diesen Zeiten einen kühlen Kopf bewahren und sich von Anfang an verantwortungsbewusst und selbstorganisiert einbringen, um Lösungen in dieser ungewohnten Situation zu finden.

In der viadee werden seit langem in der Breite remote-Arbeitsmöglichkeiten zur Verfügung gestellt, um den Beraterinnen und Beratern eine große persönliche Flexibilität in ihrer Arbeitsgestaltung zu bieten. In dieser Krisensituation hat unser internes Systembetreuungsteam schnell und unbürokratisch mit zusätzlichen Dingen wie Headsets und speziellen Hard- und Softwarelösungen unterstützt, um die Arbeitsplätze zuhause adäquat einzurichten. Die Projektteams haben sich eigenverantwortlich untereinander und mit den Kunden darüber abgestimmt, wie die Zusammenarbeit remote organisiert werden kann, haben sich um Zugänge zu Systemen und um gemeinsame Kommunikations- und Austauschplattformen gekümmert und damit die Verlässlichkeit der viadee auch nach außen gezeigt.

Das Ergebnis: Die erste Mail an alle Kolleginnen und Kollegen, dass ab jetzt wo immer möglich von zuhause gearbeitet werden sollte, wurde an einem Freitag verschickt. Bereits am darauffolgenden Montag waren die meisten Projektteams remote arbeitsfähig!

Verantwortung und Offenheit – den Überblick bewahren und flexibel reagieren

In der aktuellen, hoch variablen Situation, in der Kundenunternehmen vielleicht ganz neue Anforderungen und Projektideen haben oder aber im Gegenteil Schulungsmaßnahmen oder Workshops wegen des Kontaktverbots verschieben müssen, ist aber auch der enge Austausch zwischen den Projektteams, den Vertriebsverantwortlichen und der Unternehmensführung noch wichtiger, als es in einem Beratungsunternehmen ohnehin der Fall ist.

Deswegen wurden unterschiedlichste Jours Fixes als Videokonferenzen etabliert, die uns helfen, uns gegenseitig gut zu informieren und schnell auf veränderte Gegebenheiten zu reagieren.

So werden zum Beispiel mit ganz kurzen Abstimmungswegen und sehr viel Handlungsfreiheit für die Initiatoren neue Angebote für Kunden auf den Weg gebracht: Online-Seminare statt Präsenzveranstaltungen, Technische Lösungen zur Post-Eingangsbearbeitung und vieles mehr.

Jede Woche gibt es darüber hinaus eine Mail des Vorstands an die Kolleginnen und Kollegen, in der alle über die neuesten Entwicklungen informiert werden. Und selbstverständlich gilt das Open-Door-Prinzip auch und insbesondere in diesen spannenden Zeiten: wenn auch leider per „Teams“ statt persönlich.

Vertrauen und Menschlichkeit – das „Wir“ stärken und den Einzelnen im Blick haben

Ad hoc über Remotearbeit mit gewohnt hoher Qualität für den Kunden tätig zu sein, ist eine echte Herausforderung für alle Beraterinnen und Berater. Gleichzeitig ergibt sich für viele durch die Schließungen von Schulen und Kitas eine Doppelbelastung, die viel Kraft erfordert. Deshalb versuchen wir, jede Kollegin und jeden Kollegen bei Bedarf in der individuellen Lebenssituation zu unterstützen und die größtmögliche Freiheit in der Gestaltung der Arbeitszeiten zu gewähren.

Was uns allen aber am meisten fehlt, ist der so lieb gewonnene gemeinsame Kaffee am Morgen, die kurze Abstimmung über den Schreibtisch hinweg, die Mittagsrunde oder auch einfach der kurze Plausch auf dem Gang, wenn man sich in einer der Geschäftsstellen zufällig trifft. Und wie immer bei viadee fanden auch hier kreative Menschen kreative Lösungen: Unser Rückenfit-Kurs wurde kurzerhand zum Online-Training, das sich großer Beliebtheit erfreut und nun bei manchen zum Familienevent wird. Und wenn es schon keine echte Kaffeeküche geben darf, gibt es eben eine virtuelle über das Tool „Slack“. Wer Lust hat, ruft in die Runde und diejenigen, die vielleicht auch gerade eine kleine Auszeit brauchen, können sich in die Videokonferenz hineinschalten. Und damit es dabei am guten Kaffee nicht fehlt, gab es zu Ostern ein kleines Care-Paket für alle.

viadee care paket

An einem Strang ziehen, sich für und mit anderen einsetzen und engagieren, bei Bedarf auch mal die eigenen Interessen zugunsten des Teams oder des Projekts hintenanstellen – schon vor dem Ausbruch des neuartigen Coronavirus war uns klar, dass wir aufeinander zählen können, aber jetzt ist dieser Spirit wichtiger denn je.