Datenschutzhinweise für Teilnehmer/innen an der Great Place to Work® Mitarbeiterbefragung

Sie sind von Great Place to Work® bzw. von Ihrem Arbeitgeber zur Teilnahme an einer Great Place to Work® Mitarbeiterbefragung oder einem Führungsfeedback eingeladen? Das freut uns. Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht geben. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den von Ihrem Arbeitgeber beantragten bzw. mit Great Place to Work® vereinbarten Dienstleistungen. Daher werden nicht alle Teile dieser Informationen auf Sie zutreffen.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Bei der Durchführung einer Great Place to Work® Mitarbeiterbefragung handelt es sich um eine Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO. Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung ist somit Ihr Arbeitgeber.

Anfragen sind dem entsprechend zunächst an Ihren Arbeitgeber zu richten. Sofern erforderlich erreichen aber auch den Datenschutzbeauftragten der GPTW Deutschland GmbH folgendermaßen:

GPTW Deutschland GmbH
Datenschutzbeauftragter
Hardefuststr. 7
50667 Köln
datenschutz@greatplacetowork.de

2. Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, welche wir im Rahmen unserer Great Place to Work® Mitarbeiterbefragung erheben bzw. die uns von Ihrem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden.

Es gibt drei Durchführungsarten für die Great Place to Work® Mitarbeiterbefragung. Jedes Unternehmen entscheidet selbst, welche Durchführungsarten eingesetzt werden. Dies hat wiederum Auswirkungen auf die genutzten Quellen und Daten:

(i) Bei einer Online-Befragung werden standardmäßig folgende relevante personenbezogene Daten erhoben: Vorname, Name, (i.d.R. dienstliche) E-Mail-Adresse (für die Durchführung der Befragung) sowie Altersgruppe, Geschlecht, Betriebszugehörigkeit, Art der Beschäftigung, höchster Bildungsabschluss und berufliche Position (sozidemographische Fragen während der Befragung). Ihr Unternehmen stellt der GPTW Deutschland GmbH im Vorfeld der Befragung E-Mail-Adressen der Mitarbeitenden, die zur Teilnahme an der Befragung ausgewählt wurden, zur Verfügung. Die Einladungsmails zur Befragung enthalten eine personalisierten Link, mit dem die Mitarbeitenden zum Online-Fragebogen weitergeleitet werden. Die Website des Fragebogens ist verschlüsselt. Die Verschlüsselung unterstützt sowohl gängige 128bit- als auch 256bit-Verschlüsselung (ebenfalls gebräuchliche Sicherheitsstandards beim Online-Banking). Nach Abschluss der Befragung erfolgt vor der weiteren Bearbeitung und Berichtlegung eine Trennung der Befragungsdaten von allen personenbezogenen Daten (Name, E-Mail-Adresse). Auf diese Weise wird sichergestellt, dass kein Rückschluss auf die Antworten einzelner Befragungsteilnehmer/innen möglich ist. Eine Weiterleitung oder Drittverwendung der personenbezogenen Daten findet in keinem Fall statt.

(ii) Bei einer Paper-Pencil-Befragung werden standardmäßig folgende relevante personenbezogene Daten erhoben: Vorname, Name (sofern überhaupt erforderlich), Wohnanschrift (ausschließlich sofern der Versand an die Privatadresse gewünscht ist) sowie Altersgruppe, Geschlecht, Betriebszugehörigkeit, Art der Beschäftigung, höchster Bildungsabschluss und berufliche Position (sozidemographische Fragen während der Befragung). Die einzelnen Papierfragebögen sind nicht personalisiert. Auf jedem Papierfragebogen befindet sich lediglich ein Eindruck mit dem Unternehmensnamen sowie ggf. einer zusätzlichen Organisationseinheit, jeweils in Verbindung mit korrespondierenden Nummern. Zur Verbesserung der EDV-technischen Erfassung der Papierfragebögen befindet sich auf jeder Seite des Fragebogens ein zusätzlicher QR-Code. Alle Mitarbeitenden eines Unternehmens bzw. einer Organisationseinheit erhalten jedoch stets identische Nummern bzw. QR-Codes. Rückschlüsse auf einzelne Personen sind somit grundsätzlich nicht möglich, auch nicht anhand der aufgedruckten Nummern bzw. QR-Codes. Die Rücksendung des Papier-Fragebogens erfolgt anonym mithilfe des zur Verfügung gestellten frankierten und adressierten Rückumschlags direkt an die GPTW Deutschland GmbH.

(iii) Bei einer Codebrief-Befragung werden standardmäßig folgende relevante personenbezogene Daten erhoben: Vorname, Name (sofern überhaupt erforderlich), Wohnanschrift (sofern ein Versand an die Privatadresse notwendig ist) sowie Altersgruppe, Geschlecht, Betriebszugehörigkeit, Art der Beschäftigung, höchster Bildungsabschluss und berufliche Position (sozidemographische Fragen während der Umfrage). Bei einer Codebrief-Befragung werden keine individuellen E-Mail-Adressen benötigt. Stattdessen erhalten Mitarbeitende über einen individuellen Code Zugang zur Befragung, der ihnen in einem verschlossenen Briefumschlag übergeben wird. Die Umschläge sind in der Regel teiladressiert und nicht kodiert bzw. personalisiert. Im Adressfeld befindet sich lediglich ein Eindruck mit dem Namen des Unternehmens sowie ggf. einer bestimmten Organisations-einheit. Rückschlüsse auf einzelne Personen sind somit grundsätzlich nicht möglich, auch nicht durch die Nummern.

3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Bei der Durchführung unserer Great Place to Work® Mitarbeiterbefragung, bei der ein Unternehmen der GPTW Deutschland GmbH Kontaktdaten seiner Mitarbeitenden zur Verfügung stellt, handelt es sich um eine Auftragsdatenerarbeitung im Sinne von Art. 28 DS-GVO handelt. Rechtsgrundlage ist dem entsprechend eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung zwischen der GPTW Deutschland GmbH und dem Unternehmen, das die Mitarbeiterbefragung beauftragt.

3.1 Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG; Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 4 BDSG)

Die Verarbeitung von Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt alleine im Rahmen unserer Great Place to Work® Mitarbeiterbefragung. Die Modalitäten sind vertraglich zwischen Ihrem Arbeitgeber und der GPTW Deutschland GmbH geregelt.

3.2 Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO i.V.m. § 26 BDSG)

Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten).

4. Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb der GPTW Deutschland GmbH erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Daneben bedienen wir uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil unterschiedlicher externer Dienstleister gemäß Art. 28 DS-GVO, welche die Sicherheitsvorkehrungen gemäß Art. 32 DS-GVO erfüllen und von der GPTW Deutschland GmbH beauftragt worden sind. Dies sind z.B. Plattform-Hoster für die Durchführung der Online-Befragung, Scan-Dienstleister, Wartung- und Benutzerservices sowie Datenentsorgungsunter-nehmen. Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb der GPTW Deutschland GmbH ist zunächst zu beachten, dass wir personenbezogene Daten grundsätzlich nur weitergeben dürfen, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, oder ihr Arbeitgeber eingewilligt hat. Zum Schutz ihrer personen-bezogenen Daten erhalten die oben genannten Auftraggeber Auswertung(en) der Umfrage ausschließlich in aggregierter Form, so dass kein Rückschluss auf einzelne Befragungsteilnehmer/innen möglich ist.

5. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) findet im Rahmen der Great Place to Work® Mitarbeiterbefragung nicht statt.

6. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht. In der Regel werden sämtliche Adressdaten standardmäßig im Mai des Folgejahres, in dem die Befragung durchgeführt wurde, gelöscht. Im Einzelfall werden mit dem Auftraggeber abweichende Löschfristen vereinbart.

7. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat grundsätzlich das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DS-GVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO i.V.m. § 19 BDSG).

Ansprechpartner für ein entsprechendes Auskunftsrecht, ein etwaiges Recht auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie Datenübertragung ist Ihr Arbeitgeber.

8. Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Die Teilnahme an der Great Place to Work® Mitarbeiterbefragung ist freiwillig. Dem entsprechend besteht für Sie keine Pflicht, im Rahmen der Befragung personenbezogene Daten bereitzustellen.

Darüber hinaus ist die Teilnahme an der Great Place to Work® Mitarbeiterbefragung anonym. Ihr Arbeitgeber erhält zu keiner Zeit eine Rückmeldung darüber, welche Bewertungen Sie persönlich vorgenommen haben. Die Ergebnisrückmeldung an Ihren Arbeitgeber erfolgt ausschließlich für Gruppen von mindestens fünf Befragungsteilnehmern.

Informationen über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DS-GVO

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben grundsätzlich das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 lit. e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Absatz 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Empfänger eines Widerspruchs

Ansprechpartner für ein etwaiges Widerspruchsrecht ist Ihr Arbeitgeber.

 

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Information on data protection for respondents of the Great Place to Work® employee survey

Are you invited by Great Place to Work® or your employer to participate in a Great Place to Work® employee survey or management feedback? That makes us happy. With the following information we would like to give you an overview about how your personal data is processed by us and your rights according to data privacy laws. Which type of personal data is processed and how it is used depends largely on the services requested by your employer or agreed with Great Place to Work®. Therefore, not all parts of this information may apply to you.  

1. Who is responsible for data processing and to whom can I contact?

A Great Place to Work® survey is an order processing in accordance with Art. 28 GDPR. Hence, your employer is responsible for data processing.

Inquiries should therefore first be addressed to your employer. If necessary, the data protection officer of Great Place to Work® can also be reached as follows:

GPTW Deutschland GmbH
Data protection officer
Hardefuststr. 7
50667 Köln
Germany
datenschutz@greatplacetowork.de

2. What sources and data do we use?

We process personal data that we collect as part of our Great Place to Work® survey or that is made available to us by your employer.

There are three types of implementation for the Great Place to Work® employee survey. Each company decides for itself which types of implementation are used. This in turn affects the sources and data used:

(i) In an online survey, the following relevant personal data is collected by default: first name, last name, (usually official) e-mail address (for conducting the survey) as well as age group, gender, length of service, type of employment, highest level of education and professional position (sociodemographic questions during the survey). In advance of the survey, your company provides Great Place to Work® with e-mail addresses of selected employees that will participate in the survey. The invitation e-mails contain a personalized link forwarding you to the online questionnaire. The website of the questionnaire is encrypted. Encryption supports both common 128-bit and 256-bit encryption (also common security standards for online banking). After completion of the survey, data is separated from all personal data (name, e-mail address) before further processing and reporting. This ensures that it is not possible to draw conclusions about the answers of individual respondents. Under no circumstances will your personal data be forwarded or used by third parties.

(ii) In a paper-and-pencil survey, the following relevant personal data is collected by default: first name, surname (if any), home address (only if you wish to be sent to your home address), age group, gender, length of service, type of employment, highest level of education and professional position (socio-demographic questions during the survey). Individual paper questionnaires are not personalised. On the questionnaire, we have imprinted the name of your employer and, if applicable, your organisational unit in conjunction with a number. All questionnaires for employees of your organisation or organisational unit have the same number. The QR code is used to facilitate the collection of the questionnaire and contains only information on the questionnaire, not on the individual persons. Conclusions on the answers of individuals are impossible – neither by the imprinted number or codes nor by any confidential information provided by you. However, all employees of a company or organizational unit always receive identical numbers and QR codes. It is therefore not possible to draw conclusions about individual persons, not even on the basis of the imprinted numbers or QR codes. The paper questionnaire will be returned anonymously to Great Place to Work® using a self-addressed stamped envelope.

(iii) In a code-letter survey, the following relevant personal data is collected by default: first name, surname (if any), home address (if delivery to home address is required), age group, gender, length of service, type of employment, highest level of education and professional position (socio-demographic questions during the survey). No individual e-mail addresses are required for a code letter survey. Instead, employees receive access to the survey via an individual code, which is handed over to them in a sealed envelope. Envelopes are usually partially addressed and not coded or personalised. The address field only contains an imprinted company name and, if applicable, a specific organizational unit. It is therefore not possible to draw conclusions about individual persons – not even from the imprinted numbers.

3. What do we process your data for (purpose of processing) and on what legal basis?

We process personal data in accordance with the provisions of the EU General Data Protection Regulation (GDPR) and the German Federal Data Protection Act (“Bundesdatenschutzgesetz”; BDSG). The implementation of our Great Place to Work® employee survey, in which a company provides Great Place to Work® with contact data of its employees, is a commissioned processing of personal data within the meaning of Art. 28 GPPR. Accordingly, the legal basis is an agreement on order processing between Great Place to Work® and the company commissioning the employee survey.

3.1 For the fulfilment of contractual obligations (Art. 6 para. 1 lit. b GDPR in conjunction with § 26 para. 1 BDSG; Art. 88 para. 1 GDPR in conjunction with § 26, para. 4 BDSG)

Your personal data will only be processed within the framework of our Great Place to Work® employee survey. The modalities are contractually regulated between your employer and Great Place to Work®.

3.2 Due to legal requirements (Art. 6 para. 1 lit. c GDPR in conjunction with § 26 BDSG)

In addition, we process your data to fulfil legal obligations (e.g., regulatory requirements, commercial and tax storage and proof obligations):

4. Who has access to my data?

Those departments within Great Place to Work® receive access to your data which are needed to fulfil our contractual and legal obligations. In addition, to fulfil our contractual and statutory obligations, we make use of various external service providers in accordance with Art. 28 GDPR, which fulfil the safety precautions according to Art. 32 GDPR and have been commissioned by Great Place to Work®. These service providers may be platform hosters for conducting the online survey, scan service providers, maintenance and user services as well as data disposal companies. With regard to the transfer of data to recipients outside Great Place to Work®, it should first be noted that we may only pass on personal data if required to do so by law or if your employer has given its consent. In order to protect your personal data, the above-mentioned clients receive the final results of the survey exclusively in aggregated form, so that it is not possible to draw conclusions about individual respondents.

5. Is data transferred to a third country or an international organization?

Within the framework of the Great Place to Work® employee survey, your personal data is never transferred to countries outside the European Economic Area (EEA).

6. How long will my data be stored?

We process and store your personal data as long as this is necessary for the fulfilment of our contractual and legal obligations. If the data are no longer required for the fulfilment of contractual or legal obligations, they are regularly deleted. As a rule, all personal data is deleted by default in May of the following year in which the survey was conducted. In individual cases, different deletion periods will be agreed with your employer.

7. What data protection rights do I have?

In principle, every data subject has the right of access (Art. 15 GDPR), the right to rectification (Art. 16 GDPR), the right to erasure (Art. 17 GDPR), the right to restriction of processing (Art. 18 GDPR) and the right to data portability (Art. 20 GDPR). The restrictions according to §§ 34 and 35 BDSG apply to the right to information and the right to erasure. In addition, there is a right to lodge a complaint with a supervisory authority (Art. 77 GDPR in conjunction with § 19 BDSG).

Your employer is the corresponding contact with respect to any right to rectification, erasure, restriction of processing as well as data transfer of your personal data.

8. Is there an obligation for me to provide personal data?

Participation in the Great Place to Work® employee survey is voluntary. Accordingly, there is no obligation for you to provide personal data within the scope of the survey.

Furthermore, participation in the Great Place to Work® employee survey is anonymous. Your employer will never receive any feedback on your personal answers and thus final results contain no recognizable answers given by you. Final results of the survey are reported to your employer only for groups of at least five responses (employees).

Information on your right of objection in accordance with Art. 21 GDPR

Right of objection on a case-by-case basis

In principle, you have the right to object to the processing of your personal data at any time on the basis of Art. 6 para. 1 lit. e GDPR (data processing in the public interest) and Article 6 para. lit. f GDPR (data processing on the basis of legitimate interests) for reasons arising from your particular situation.

If you object, we will no longer process your personal data unless we can prove compelling legitimate reasons for the processing, which outweigh your interests, rights and freedoms, or the processing serves to assert, exercise or defend legal claims.

Receiver of an objection

Your employer is the suitable contact for any right of objection.

+49 221 / 93 335 - 0
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