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Gastbeitrag: Best Practices in Corona-Zeiten bei Grüner Fisher Investments

Wie geht ein Great Place to Work® mit der aktuellen Situation um? Wir haben Grüner Fisher Investments gebeten, uns einen Einblick zu geben.

Frühzeitiges Reagieren

Als Vermögensverwaltung helfen wir dabei, individuelle Anlageziele zu verwirklichen. Dies umfasst insbesondere in unruhigen Marktphasen unsere Kunden eng zu begleiten. In turbulenten und emotionalen Zeiten wie der Corona-Pandemie ist eine vertrauensvolle und enge Kundenbetreuung das A und O unserer Arbeit. Gleichzeitig hat für uns die Sicherheit unserer Mitarbeiter höchste Priorität. Diesen Spagat erfolgreich zu meisten, war in den letzten Wochen keine einfache Aufgabe. Durch frühzeitiges Einschreiten der Geschäftsführung sowie der Personalabteilung konnten Gefahrenpotenziale jedoch frühzeitig identifiziert und Maßnahmen für die Mitarbeiter abgeleitet werden. Auch für unsere Kunden sind wir kurzfristig digitaler geworden, um die Nähe und den Austausch auch weiterhin zu gewährleiten.  

Das GFI-Krisenmanagement startete bereits Anfang März. Bestehend aus Geschäftsleitung, Managementebene und Personalabteilung gab es einen täglichen Austausch zu ersten Vorkehrungsmaßnahmen, entsprechenden regelmäßigen Anpassungen, angelehnt an die staatlichen Anweisungen sowie der Sicherstellung unserer Kundenarbeit. Die interne Kommunikation wurde kurzfristig ausgeweitet. Die Geschäftsleitung kommunizierte sowohl durch regelmäßige E-Mails als auch in Telefonkonferenzen mit der gesamten Belegschaft über die Ausbreitung von Corona und die von der Regierung und firmenintern beschlossenen Maßnahmen. Jeder hatte dabei die Möglichkeit, direkt Fragen an die Corona-Taskforce oder an den Geschäftsführer zu richten. Durch die schnelle und richtige Einschätzung der Situation konnten wir sehr früh Verhaltensregeln und umfangreiche Hygienemaßnahmen umsetzen und das Ansteckungsrisiko senken, ohne dabei unsere Geschäftsprozesse zu beinträchtigen.

Safety First

Im Zuge der Social-Distancing-Vorgaben der Bundesregierung haben wir als erste wichtige Schritte Mitarbeiter mit Vorerkrankungen dazu aufgefordert, im Homeoffice zu arbeiten. Gleichzeitig haben wir die Anwesenheit der Mitarbeiter in den Büros reduziert. Durch einen Schichtbetrieb, mit reduzierten Arbeitszeiten bei voller Entlohnung, konnten wir die Gesundheit unserer Angestellten schützen und den gewohnten Service für unsere Kunden sicherstellen. Ein Teil der Belegschaft arbeitet seither in der Frühschicht ab 7:30 Uhr, der andere Teil in der Spätschicht bis 19:00 Uhr. Alle Kollegen bekamen von uns Mundschutzmasken und Multifunktionstücher zur Verfügung gestellt, der Reinigungsturnus wurde erhöht und Desinfektionsmittel an zentralen Stellen aufgestellt.

Neuland Homeoffice

Auch die konkreten Arbeitsabläufe veränderten sich mit der Pandemie. Die Arbeit im Home-Office war für viele unserer Mitarbeiter zunächst Neuland. Aber auch unsere Manager mussten hierfür erst geschult werden. Führung auf Distanz bringt neue Herausforderungen mit sich. Regelmäßige Führungskräftetreffen setzen hier an und dienten dazu, sich über entstehende Fragen im Führungskreis auszutauschen, voneinander zu lernen und neue Ansätze zu erproben. Darüber hinaus wurden als Grundlage für die digitale Zusammenarbeit klare Umgangsregeln von der Personalabteilung zusammen mit dem Führungsteam entwickelt. Die Umsetzung in den jeweiligen Bereichen wurde durch die Manager zusammen mit den Teams realisiert. Darüber hinaus wurden von unserer Personalabteilung mehrere begleitende Initiativen ins Leben gerufen, um besser und gesünder durch den Alltag zu kommen. Diese sollten aktiv den körperlichen und mentalen Herausforderungen im Home-Office begegnen. Aber auch unsere Mitarbeiter mit Kindern im Home-Office wollten wir entlasten. Hierzu wurden „Tipps & Tricks zum Arbeiten im Homeoffice mit Kindern“ von unserem Personalbereich entwickelt. Ein wichtiger Aspekt, der in digitalen Teams wegfällt, ist der im Büro allgegenwärtige Spaß bei der Arbeit. Virtuelle Kaffeepausen mit Teammitgliedern im Homeoffice oder der anderen Schicht, sollten hier ein Gemeinschaftsgefühl erhalten und den informellen Austausch weiterhin sicherstellen. Das ausgefallenste „GFI-Wir-Gefühl“ im Home-Office haben wir zudem belohnt: Die Teams standen im Wettbewerb - jeder Teamleiter sollte ein Bild des virtuellen Treffens machen. Das ausgefallenste Team-Bild gewann ein gemeinsames Essen, das nach der Corona-Zeit eingelöst werden kann.

Digitale Wege gehen

Das Vermögensverwaltungsgeschäft funktioniert nur mit großem Vertrauen, das uns von unseren Kunden entgegengebracht wird. Persönliche Kontakte spielen dabei eine enorm wichtige Rolle. Um dies trotz Social Distancing weiterhin zu gewährleisten, mussten wir außergewöhnliche Flexibilität an den Tag legen und neue Wege gehen. Unsere Kundenveranstaltungen, die normalerweise in Deutschland, Österreich und der Schweiz stattfinden, haben wir auf Videokonferenzen in einem kleineren Rahmen umgestellt und sind auf positive Resonanz der Teilnehmer gestoßen. Im Allgemeinen haben wir, wo immer möglich, alle Prozesse so umgestellt, dass diese elektronisch und digital reibungslos funktionieren und unsere Kunden keinerlei Einbußen im Service und in der Qualität erfahren. Selbstverständlich wurden auch interne Team-Meetings auf Videokonferenzen umgestellt. Nicht zuletzt musste unser HR-Team die Prozesse und Methoden im Recruiting an die aktuelle Situation anpassen. Im Bewerbungsprozess kommen seitdem virtuelle Interviews und Meetings zum Einsatz – mit Erfolg. Trotz Corona und den Kontaktbeschränkungen durften wir zum 1. Mai wieder eine neue Gruppe Neustarter willkommen heißen. Das komplette Onboarding wurde via Videokonferenz abgehalten, sodass wir nach wie vor eine professionelle Einarbeitung gewährleisten konnten. Angereichert durch interaktive Tools wurden die Präsentationen abgehalten und den Mitarbeitern wurden die Trainingsunterlagen vorab per Post zugeschickt – auch eine GFI gesponserte Maske durfte nicht fehlen.

Gestärkt in die Zukunft

Die letzten Monate waren herausfordernd, haben uns aber gezeigt, wie ein großartiges Team auch solche Zeiten meistern kann. Besonders stolz sind wir auf unsere Flexibilität, unseren Zusammenhalt und wie wir uns gegenseitig unterstützen. Immer wieder haben einzelne Abteilungen in anderen Bereichen ausgeholfen, mit einem klaren Fokus auf unsere Kunden. So kam es nicht selten vor, dass zum Beispiel unsere Kundenevents teilweise aus dem HR-Bereich unterstützt wurden, um weiterhin nahe am Kunden sein zu können. Sobald möglich, möchten wir unsere Kollegen an unseren beiden Standorten unter Einhaltung aller Vorgaben zurück in die Büros holen. Ein detaillierter Rückhol-Plan wird dabei einen reibungslosen Ablauf gewährleisten.

 

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