Mit Kommunikation gegen die Isolation – msg setzt in Corona-Zeiten auf besondere Plattform

Wie geht ein Great Place to Work® mit der aktuellen Situation um? Wir haben msg gebeten, uns einen Einblick zu geben.

März 2020: Das Coronavirus legt ganz Deutschland lahm. Auch die über 8.000 Mitarbeitenden von msg, einem der größten IT- und Beratungsunternehmen in der Bundesrepublik Deutschland - müssen ins Home-Office. Die „aufgezwungene Isolation“ stellt die msg vor allem kommunikativ vor enorme Herausforderungen: Unter dem Dach der Marke msg agieren nämlich mehr als 20 eigenständige Gesellschaften, die schnell und unabhängig handeln. Diese Flexibilität und Eigenständigkeit gehen in der Kommunikation intern allerdings zu Lasten übergreifender Kanäle, auf denen möglichst viele Mitarbeitende der Gruppe gleichzeitig erreicht werden können. Eine besondere Herausforderung in dieser Ausnahmesituation: Neben der faktischen Information über interne Hygienebestimmungen, fortlaufende Updates aus dem Krisenstab des Unternehmens oder Kommunikationshilfen im Kundeneinsatz musste vor allem eine originelle Lösung her, die den sozialen Zusammenhalt in der Gruppe stärken sollte. Die aber auch eine Gelegenheit bieten sollte, dass sich alle Mitarbeitenden in dieser emotional und psychisch außergewöhnlichen Situation austauschen und gegenseitig unterstützen können.

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Microsoft Teams: vom Collaboration Tool zum Social Network

Mit MS Teams wurde 2019 eine Plattform innerhalb der msg ausgerollt, die das kollaborative Arbeiten auf Projektebene erlaubt: msg WEsolation. Austausch und Miteinander gehörten als Teil der Projektorganisation schon immer dazu. Als klassischer Kommunikationskanal wurde die Plattform allerdings nie genutzt – bis dato! Innerhalb von acht Tagen hat das msg-Team ein Netzwerk für alle Mitarbeitenden eingerichtet, das soziale Kommunikation fördert, emotional abholt und hierarchiefreie Interaktionsmöglichkeiten bietet. Die Plattform ging mit acht Kanälen an den Start, die von einem Redaktionsteam bestehend aus fünf Personen befüllt wurden. Das Redaktionsteam schaltete sich anfänglich täglich, später dreimal wöchentlich per MS Teams zusammen. Seine Aufgabe: Die Strategie zum Aufbau der Plattform umsetzen, Inhalte kreieren und weitere Mitarbeitende als Autoren gewinnen.

Aktive Beteiligung der Belegschaft fördert den Erfolg der Plattform

Die einzelnen Kanäle reichen vom Vorstands-Kanal bis hin zum praktischen Kanal „How to work“, in dem Fragen rund ums Thema Home-Office geklärt werden – mit Tipps zu Screensharing, Arbeitszeiten und neuen Routinen. Eines der Herzstücke entsteht auf Anregung von Mitarbeitenden: der Kanal „CoffeeRoulette“. Ein CoffeeBot schaltet täglich zweimal angemeldete Personen nach Zufallsprinzip zusammen, sodass spontaner Austausch untereinander möglich ist. In den weiteren Kanälen werden News zur Corona-Situation und Tipps rund um den Lockdown geteilt. Im allgemeinen Frage-Bereich kann jeder die Themen und Sorgen loswerden, die ihm am Herzen liegen.

Darüber hinaus ist die Plattform ein weiteres Element, um wichtige Informationen möglichst schnell und flächendeckend in die Organisation zu tragen.

Sie wurde dabei bewusst als agiles und wandelbares Instrument entwickelt, um sich der jeweiligen Situation anpassen zu können. Kanäle innerhalb des Teams können also kommen und gehen. Dem Team kann jeder Mitarbeitende der msg beitreten, eine verpflichtende Mitgliedschaft gibt es nicht.

msg WEsolation: gekommen, um zu bleiben

Wie gut diese Strategie funktioniert, zeigten bereits die Ergebnisse nach den ersten Wochen:

Teilnahme: Mit der ersten Information meldeten sich rund 1.000 Mitarbeitende bei msg WEsolation an, innerhalb der ersten sechs Wochen zählte die Plattform 2.189 aktive Nutzer – mit Abstand das größte und aktivste Team unternehmensweit.
Engagement: Mit 343 Posts und 407 Antworten während der ersten sechs Wochen reiht sich msg WEsolation in Sachen Engagement unter die Top-MS Teams der Gruppe.
Feedback und Ausblick: Mitte April führt msg eine erste ausführliche Evaluation durch: 85 Prozent sind mit der Plattform (sehr) zufrieden, 62 Prozent schauen mehrmals täglich in die Kanäle, 63 Prozent sagen, die Inhalte sind informativ, 67 Prozent sind der Meinung, dass msg WEsolation den Zusammenhalt stärkt und 64 Prozent würden die Plattform weiterempfehlen.
Persönliche Rückmeldungen: „Ich finde es schön, endlich einen Ort zum Austausch aller Mitarbeiter der Gruppe zu haben.“ / „Bitte auch nach der aktuellen Situation beibehalten.“

Das Feedback ist eindeutig: Corona wird gehen, die Plattform soll bleiben und wird Teil der New Work bei msg werden. Ganz im Sinne der Agilität gibt es schon jetzt Ideen, wie sich msg WEsolation weiterentwickeln kann, um auch langfristig Mitarbeiter zu vernetzen, den sozialen Austausch zu fördern und eine unkomplizierte Kommunikation zu ermöglichen. msg WEsolation hat sich intern zu einer eigenen Hype-Brand entwickelt, die in vielen Meetings Erwähnung findet und bei den Mitarbeitenden bereits zum festen Repertoire gehört.