Ein gut strukturierter und durchdachter Prozess für die Einstellung und Aufnahme neuer Mitarbeitenden unterstützt die Eingliederung in das Unternehmen und bildet die Basis für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit. In Krisenzeiten, beispielsweise während der Corona-Pandemie, muss das Onboarding nicht zum Stolperstein werden. Ein Erfahrungsbericht der Abteilung People Operations, die auch für das neue Adacor Karriereportal zuständig ist.
In vielen Unternehmen startet der Onboarding-Prozess mit dem ersten Arbeitstag. Dabei liegen zwischen Vertragsunterschrift und dem Start im Unternehmen oft bis zu drei Monate oder mehr. Diese Zeit kann schon aktiv genutzt werden, um im Vorfeld eine Bindung zum neuen Kollegen oder zur neuen Kollegin aufzubauen. Bei Adacor läuft das Onboarding eines neuen Mitarbeitenden über die komplette Probezeit und wird im Vorfeld durch das Preboarding eingeleitet.
Preboarding – Mitarbeitende schon vor dem Einstieg beteiligen
Das Preboarding holt den neuen Mitarbeitenden ab, wenn er oder sie auf dem Papier Teil der Community geworden ist. Bei Adacor schicken wir dem Neuzugang ein erstes Willkommenspaket kurz nach Vertragsunterschrift zu. In den Monaten bis zum Arbeitsantritt erhält er oder sie alle zwei Wochen Preboarding-Karten mit einem netten Gruß aus der Firma. Wir versorgen den neue Kollegen oder die neue Kollegin so regelmäßig mit Informationen und Neuigkeiten rund um das Unternehmen.
Finden Online-Teamevents statt, dann laden wir die neuen Mitarbeitenden jetzt schon dazu ein. Das bietet eine gute Möglichkeit in entspannter Atmosphäre den einen oder anderen aus der Belegschaft vorab kennenzulernen.
Zur Vorbereitung des ersten Arbeitstages verschicken wir eine ausführliche Mail. In dieser wird der Ablauf des Tages ebenso geschildert wie die Parkmöglichkeiten und der Dresscode. Damit eine neue Kolleg*in stressfrei in den neuen Job starten kann, versuchen wir möglichst viele Informationen im Vorfeld zu verteilen. Dafür sorgen der Mentor bzw. die Mentorin, die den Neuzugang über die komplette Preboarding- und Onboarding-Phase begleitet. Er oder sie ist es auch, der mit neuen Mitarbeitenden die Abstimmung zur technischen Ausstattung und zum Firmenhandy macht, sodass das ganze Equipment am ersten Arbeitstag einsatzbereit zur Verfügung steht.
Organisatorisch werden die Mentoren und Teamleitungen von der Abteilung People Operations unterstützt, die über Jira-Workflows alle anfallenden Aufgaben automatisiert als Tickets an alle Beteiligten vergibt. So ist sichergestellt, dass kein Arbeitsschritt vergessen wird und der aktuelle Status des Neuzugangs bis zum Ende der Probezeit zu jeder Zeit transparent ist.
Onboarding – Mitarbeitende willkommen heißen
Eine strukturierte Einarbeitungsphase trägt dazu bei, neue Mitarbeitende schnellstmöglich in das Unternehmen zu integrieren und gibt beiden Seiten Sicherheit. Im Rahmen der Corona-Krise erfolgt bei Adacor das Onboarding remote. Dazu haben alle Teams ihre Einarbeitungspläne für eine Einarbeitungsphase im Homeoffice angepasst.
Damit neue Kolleg*innen schnell produktiv mitarbeiten können, liegt der Fokus in den ersten Wochen auf den Tools, die wir im Einsatz haben und der Vermittlung eines ersten Überblicks über die Projekte des neuen Teams. In verschiedenen Schulungen, welche die Kolleg*innen per Video abhalten, gibt es Einblicke in das Adacor Service- und Produktportfolio, die Unternehmensstrategie, die Projekte und Aufgaben der anderen Abteilungen mit den internen Schnittstellen und was das Arbeiten bei Adacor ausmacht bzw. besonders macht.
Tägliche Check-ins der Teamleitung mit dem neuen Mitarbeitenden sorgen dafür, dass ausreichend Zeit für Rückfragen und Informationsaustausch da ist. Teil der Einarbeitungspläne sind To-dos, die sich neue Kolleg*innen selbst erarbeiten. Dadurch müssen sie in den ersten Wochen nicht ausschließlich fremdgesteuert arbeiten, sondern können den Fortschritt der Einarbeitung eigenständig vorantreiben. Alle Meeting-Formate, wie das Daily, Planning, Review und die Retrospektive, welche die Teams bei ihren agilen Arbeitsweisen nutzen, finden aktuell remote statt. Im besten Fall wissen unsere neuen Kollegen und Kolleginnen nach spätestens drei Wochen, wie das Unternehmen funktioniert, welche Aufgaben zu ihrem Job gehören und wie sie ihre Ziele am besten erreichen. Durch regelmäßige Gespräche und Feedbacks unterstützen wir neue Teammitglieder dabei, sich in ihrer neuen Position zu etablieren und weiterzuentwickeln. Ein offener und ehrlicher Austausch ist wichtig, um allen Beteiligten die Möglichkeit zu geben während der Probezeit mögliche Probleme zu beseitigen, auf eventuelle Unstimmigkeiten aufmerksam zu werden und neue Mitarbeitende bestmöglich zu integrieren.
Es stehen in der Probezeit drei fest geplante Gespräche an: eine Pulsmessung nach vier Wochen, hier geht es darum ein Stimmungsbild zu zeichnen. Ist der- oder diejenige gut angekommen, fühlt sich bereits integriert und bekommt ausreichend Informationen, um einen guten Beitrag im Team zu leisten? Dieses erste frühe Feedback soll aufzeigen, wo jemand noch Unterstützung braucht. Der Fokus liegt auf der Integration und dem sozialen Miteinander. Nach zweieinhalb Monaten organisiert der Mentor ein erstes Feedbackgespräch mit der Teamleitung und dem Team, um eine fachliche Rückmeldung zu geben. Hier geht es darum, ob der Job und das neue Team den Erwartungen des neuen Teammitglieds entsprechen. Ein guter Moment, um die Erwartungen aneinander abzugleichen, damit die zweite Hälfte der Probezeit erfolgreich läuft. Ein abschließendes Gespräch kurz vor Ende der Probezeit findet bei Adacor mit der Teamleitung und der Geschäftsführung statt, um gemeinsame Ziele zu definieren. Das Ende der Probezeit feiern wir gebührend. Dem Mitarbeitenden überreichen wir ein Paket mit Süßigkeiten, Luftschlangen und Ballons. Wer im Homeoffice arbeitet, der bekommt das Überraschungspaket per Post – im Büro schmücken wir festlich den Schreibtisch.
Teamübergreifender Austausch über verschiedene Chat-Angebote
Natürlich ist es viel einfacher seinen neuen Arbeitgeber und alle Kolleginnen und Kollegen kennenzulernen, wenn man sich persönlich sieht. Auch über Strukturen und Prozesse bekommt man einen besseren Überblick, wenn man erlebt, wie diese gelebt werden. Damit wir – trotz verschiedener Standorte und unterschiedlicher Homeoffice-Zeiten während der Corona-Pandemie – im Austausch bleiben, nutzen wir verschiedene Formate, um zusammenzukommen. Es gibt feste Meetings, um sich zum Beispiel zu technischen Themen auszutauschen oder sich mit anderen Abteilungen abzustimmen. Aber auch der private Austausch findet bei uns virtuell statt – dafür haben wir Kaffeepausen und unser wöchentliches Feierabendbier ins Leben gerufen.
Fazit: Nachhaltiges Onboarding erleichtert den Einstieg neuer Mitarbeitenden
Von einem erfolgreichen Onboarding profitieren alle: neue Mitarbeitende, das Team und das Unternehmen. Für uns hat sich die Integration des Preboarding-Prozesses als besonders vorteilhaft erwiesen, weil wir so schon vor Arbeitsbeginn eine gute Beziehung zum neuen Mitarbeitenden aufbauen können. Ein strukturierter Einarbeitungsplan gibt zudem Sicherheit und ermöglicht die schnelle Integration ins Team. Alle am Prozess Beteiligten erhalten Unterstützung durch entsprechende Tools und automatisierte Workflows.
Eine gute Kommunikation von Anfang an ist das A und O im Onboarding: Vom ersten Hallo bis zum abschließenden Feedbackgespräch zum Ende der Probezeit ist ein transparenter Austausch wichtig.
Und last but not least ist das soziale Miteinander ein wichtiger Erfolgsfaktor. Deshalb fördern wir diesen Punkte besonders und bieten unseren Mitarbeitenden auch remote Teamevents und Meeting-Formate für den privaten Austausch an.
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