Die Digitalisierung der Arbeitswelt hat viele Facetten. Eine Facette, die in der Personalarbeit sehr guter Arbeitgeber definitiv auf dem Vormarsch ist, ist die Nutzung von Mitarbeitenden-Apps.
Es gibt eine Vielzahl von Lösungen auf dem Markt sowie organisationspezifische Apps, die individuell für die eigene Organisation entwickelt werden. Doch welche Ziele verfolgen Unternehmen mit dem Einsatz dieser Apps? Welche sind die notwendigen und besten Features, um die Mitarbeitenden in ihrer Zusammenarbeit zu unterstützen? Wie können Apps die Vertrauenskultur im Unternehmen stärken?
Great Place to Work® führt jedes Jahr mit mehr als 300 Unternehmen im Rahmen des Wettbewerbs „Deutschlands Beste Arbeitgeber“ eine Evaluation von Maßnahmen und Programmen der Personalarbeit (Kultur Audit) durch. Für eine Vielzahl ausgezeichneter Arbeitgeber gehören Apps für und von Mitarbeitenden schon jetzt zum integralen Bestandteil der Unternehmenskultur. Sie zeigen zudem einmal mehr, dass diese Unternehmen Vorreiter auch im Bereich der Digitalisierung sind.
Wir haben beleuchtet, welche Arten von Apps empfehlenswert sind, welche Funktionen diese haben und welche Apps bei sehr guten Arbeitgebern im Einsatz sind.
Der Klassiker
Die klassische Mitarbeitenden App ist eine Anwendung, die alle „Personalthemen“ wie Arbeitszeit, Personalnews und Intranetfunktion vereint. Sinnvoll ist eine solche App vor allem für den Außendienst oder Branchen bei denen Personen keine klassische Bürotätigkeit haben und sich unterwegs bei der App einloggen können. So können Außendienstler*innen ihre Arbeitszeit tracken, Handwerker*innen auf der Baustelle nachschauen, was gerade in der Verwaltung passiert, oder Pfleger*innen die Schichtpläne einsehen. Die Dienstplanung kann auch ergänzt werden, indem nicht nur aktuelle Pläne verfügbar sind, sondern auch freie Wunschtage eingetragen werden können oder eine Art Tauschplattform für Schichten entsteht.
Interessante Erweiterungen einer HR-Alltagshelfer-App betreffen das Onboarding. Hier gibt es Vieles zu beachten. Eine elegante Lösung ist eine App, die alle organisatorischen Formalitäten regelt und hinterlegt. So können beispielsweise Vertragsunterlagen wie Arbeitsvertrag und Anlagen zum Vertrag abgelegt werden. Auch die Möglichkeit Personalausweis, Krankenkassenkarte etc. zu hinterlegen ist möglich. Informationen über das zukünftige Team, der Organisation an sich und eine Übersicht bevorstehender Termine und Veranstaltungen können neuen Mitarbeitenden eine wertvolle Orientierung bieten.
Eine eigene Übersicht für Auszubildene kann die Lehrjahre erleichtern. So können Ausbildungsverläufe für alle gut sichtbar in der App hinterlegt werden. Damit kommt es nicht mehr vor, dass Abteilungen nicht optimal informiert und vorbereitet sind, wenn ein neuer Azubi oder Azubine die Abteilung durchläuft. Zudem können Lerninhalte und ein Onboarding Plan per App eingetragen und interaktiv gestaltet werden.
Der Kommunikator
Eine weitere App die sinnvoll sein kann, hat einen kommunikativen Ansatz. So gibt es in der App beispielsweise Chat-Funktionen, Videokonferenzen oder Kurzumfragen. Der Vorteil: Alles, was auch am Computer geht, geht auch in der App und somit unterwegs. Dabei bleibt alles DSGVO-konform, denn beliebte Chat-Apps wie WhatsApp müssen nicht für den beruflichen Kontext genutzt werden. Ein schöner Nebeneffekt: Auch ehemalige oder potenzielle Mitarbeitende können hier schon in Kontakt zu den Mitarbeitenden treten bzw. diesen halten. Welche Informationen geteilt werden, kann – z. B. für Gruppen mit mittlerweile organisationsexternen Mitgliedern – kann im Sinne des Datenschutzes angepasst werden. Die App ist dann sowohl ein Employer Branding Tool als auch eine Möglichkeit Kontakt zu halten.
Eine zusätzliche Möglichkeit für eine interaktive Kommunikationsanwendung besteht darin, eine Feedback-Funktion zu integrieren. Hierbei können beispielsweise vordefinierte Fragen hinterlegt werden, die von Mitarbeitenden und Vorgesetzten in regelmäßigen Abständen beantwortet werden können. Auf diese Weise kann eine offene Feedbackkultur entstehen und gefördert werden.
Kommunikationsthemen sind in der Regel nicht auf berufliche Themen im engeren Sinne begrenzt. Es ist durchaus erwünscht, dass Mitarbeitende in der App zu gemeinsamen Freizeit-Aktivitäten einladen oder Sportgruppen, die sich nach der Arbeit treffen, über ihr Angebot informieren bzw. Termine koordinieren.
Die Spielerische
Auf dem Vormarsch sind außerdem Apps, die einen Gamification Ansatz haben. Nicht selten sind dies Eigenentwicklungen von IT-Unternehmen, die den Zusammenhalt ihrer Mitarbeitenden in einer hybriden Arbeitswelt stärken wollen.
Beispiele hierfür sind:
- ein Memory Spiel, bei der neue wie alte Mitarbeitende unbekannten Gesichtern den jeweiligen Namen zuordnen können und so spielerisch die Kolleg*innen kennenlernen
- Mitarbeitende werden nach dem Zufallsprinzip oder nach Interessen zu einem gemeinsamen Mittagessen eingeladen
- ein digitales Kartenspiel, um Führungsleitsätze und andere Inhalte spielerisch zu vermitteln. Auf den Karten können beispielsweise Aufgaben platziert werden, bei denen Teams gegeneinander antreten. Die erfolgreiche Bewältigung der Aufgaben wird mit Punkten belohnt, wodurch die Teams ihre Punktzahlen steigern können. Mithilfe von Videos, Texten und Quizfragen können zudem Aspekte wie Unternehmenswerte oder der angemessene Umgang mit Kunden geschult werden.
- eine Anwendung, mit der sich Azubis Gamification-orientiert weiterbilden, etwa durch das Sammeln von virtuellen Pokalen, Quizduelle, Escape-Room-Elemente oder Team-Challenges
- eine Lösung, um die Zeitspanne zwischen Vertragsunterzeichnung und dem tatsächlichen Eintrittsdatum zu verkürzen und neuen Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, sich in der Zeit bis zu ihrem ersten Arbeitstag mit dem Unternehmen und seiner Kultur vertraut zu machen – etwa durch interaktive Quizspiele und Videos.
Die Innovative
Mithilfe einer Innovationsapp können sämtliche Mitarbeitende Verbesserungsvorschläge sowie Ideen direkt über ihr Smartphone einreichen, unabhängig von Hierarchien oder spezifischen Themen. Dabei besteht stets die Option, dies anonym oder mit Namen zu tun. Die App strukturiert und formalisiert die eingereichten Ideen, sammelt sie und leitet sie anschließend direkt an die entsprechende Stelle im Unternehmen weiter, wo sie weiterverarbeitet werden. Auch in diesem Kontext sind Gamification-Elemente denkbar wie etwa Incentives für eingereichte Ideen oder Ideen von Kolleginnen und Kollegen per Wischbewegung zu bewerten.
Die Aktive
Sehr gute Arbeitgeber setzen zudem auf individuelle Gesundheitsapps, die mit vielfältigen Features wie Sportkursen, Gesundheitsprogrammen, informativen Vorträgen und Sportverabredungen aufwarten. Die Palette reicht von Filmen über Yoga-, Kraft- und Entspannungsübungen bis hin zu individuellen Coaching- Angeboten sowie Themen wie Gesundheit, Motivation und Persönlichkeitsentwicklung. Darüber hinaus liefern entsprechende Apps einen Überblick über lokale Kurse und Events, die unter Umständen von der Organisation bezuschusst werden können. Um die Mitarbeitenderzufriedenheit weiter zu fördern, kann die App um ein digitales Bonusheft erweitert werden. Mitarbeitende haben damit die Möglichkeit, Punkte für gesunde Ernährung, Vorsorgemaßnahmendie Teilnahme an Sportkursen zu sammeln. Diese Punkte können dann gegen Preise eingelöst werden. Eine umfassende Gesundheits- und Wohlfühl-App trägt somit dazu bei, die mentale Gesundheit der Mitarbeitenden zu steigern und eine gesunde Unternehmenskultur zu fördern.
Die Nachhaltige
Auch Corporate Social Responsibility Maßnahmen können über Apps umgesetzt werden. So gibt es beispielsweise eine Fit App, bei der Mitarbeitende öfter das Rad nehmen sollen oder zu Fuß gehen sollen, um CO2 zu sparen. Die erreichten Kilometer könnten beispielsweise in Prämien oder gepflanzte Bäume umgetauscht werden.
Auch wichtig: Hygienefaktoren beachten
Neben der Frage, welche Features eine Mitarbeitenden-App haben sollte, spielen Funktionalität und Einfachheit eine wichtige Rolle. Es ist beispielsweise schon beim Onboarding ein Zeichen von Vertrauen und Offenheit, wenn neuen Mitarbeitenden das Dienst-Smartphone bereits mit allen relevanten Apps einsatzbereit installiert übergeben wird. Eine App sollte nicht verpflichtend auf dem privaten Smartphone genutzt werden müssen. Das ist sowohl für die Organisation ein mögliches Datenschutz-Risiko als auch für den Arbeitnehmenden ein Verschwimmen von Beruf und Privatleben. Für den Fall, dass eine App im Berufsalltag wichtig ist, es aber keine Firmenhandys gibt, sollten Alternativen wie Laptop-Apps oder stationäre Tablets mit den vorinstallierten Anwendungen für die Mitarbeitenden zur Verfügung stehen. Zusätzliche Hygienefaktoren, die bei der Auswahl sorgfältig berücksichtigt werden sollten, umfassen ein benutzerfreundliches Design, mehrsprachige Unterstützung und ein reibungsloses Funktionieren auf verschiedenen Endgeräten sowie Betriebssystemen.
Fazit: Mitarbeitenden-Apps haben Potenzial, sollen aber zur Unternehmenskultur passen
Mitarbeitenden-Apps haben viele Vorteile für Organisationen. Sie tragen an vielen Stellen zu einer Vereinfachung der Arbeitsabläufe und -organisation bei, können die Kommunikation innerhalb und zwischen Teams verbessern und dabei auch das allgemeine Zusammengehörigkeitsgefühl stärken und Spaß im Arbeitsalltag fördern.
Das Angebot an Mitarbeitenden Apps ist dabei sehr vielfältig. Um die passenden Anwendungen auszuwählen, sollten ausgezeichnete Arbeitgeber daher die Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden und die Besonderheiten des eigenen Tätigkeitsfeldes beachten und gezielt die App(s) auswählen, welche zu ihrer Arbeitsplatzkultur passen.
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